北京荷清公益基金会

采购及供应商管理制度

第一章 总则

第一条 制定目的与依据

为规范基金会物资、服务、外包采购流程，严控慈善资金支出，规范供应商全生命周期管理，防范利益输送，维护公益公信力，依据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》，结合本基金会运营实际，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于基金会各部门、各公益项目、专项基金全部采购行为，涵盖：

1.物资类：固定资产、办公耗材、项目物料、救助物资、劳保、员工福利等；

2.劳务服务类：审计、法务、宣传、会务、培训、物流、场地租赁、技术运维；

3.外包类：第三方项目执行、场地修缮、设备维保等外包服务。

第三条 采购基本原则

1.预算先行：所有采购经费纳入理事会审议通过的年度财务预算，未列入预算的采购须专项提请理事会审议；

2.公开公平、择优比价：多方询价，综合价格、质量、工期、售后择优合作；

3.节约公益：严控成本，杜绝铺张浪费，合理控制行政开支；

4.全程留痕、合规透明：采购资料完整归档，大额采购、关联交易按规定信息公开；

5.利益回避：员工、理事、监事与供应商存在利害关系须主动申报并回避。

第二章 采购分级与流程管理

第四条 分级采购标准

1.零星小额采购（500 元及以下）：各部门负责人审批，可灵活采购；劳保用品、员工生日福利按固定标准统一采购，无需重复申请；办公耗材由财务部按需补充。

2.常规采购（500 元 —1 万元）：需求部门提交采购申请，询价供应商不少于 3 家，形成比价单，综合对比报价、付款条件、供货周期、质保服务，报秘书长审批后签约。

3.大额采购（超1万元不含本数）：委托第三方招标代理机构开展招投标，采购方案提前报理事会审议。

第五条 采购执行要求

1.网络采购优先选择品牌官方旗舰店，核验产品资质、售后保障；

2.所有采购完成审批、比价流程后方可签订合同，严禁先采购后补手续；

3.付款严格按照基金会《财务管理制度》执行，无完整采购资料财务有权拒付。

第六条 应急采购

突发救助、应急救灾等紧急事项，可由秘书长先行安排采购，3 个工作日内补齐采购申请、比价、验收、合同全套资料，单独建立应急采购台账备查。

第三章 供应商准入、评价与黑名单管理

第七条 供应商准入标准

供应商须具备合法经营资质、无严重违法失信记录、具备对应履约能力，失信被执行人、列入严重违法失信名单主体一律不予合作。

第八条 供应商库管理

秘书处统一建立《合格供应商库》，登记供应商资质、合作记录、履约评价，每半年更新核查一次。

第九条 履约评价机制

采购完成后，秘书处联合需求部门从产品质量、服务时效、诚信度开展综合评价，评价结果记入供应商库，作为后续采购遴选依据。

第十条 供应商黑名单制度

供应商存在提供虚假资质、行贿、严重违约、售卖假冒伪劣产品、恶意抬价等行为，直接列入《供应商黑名单》，十年内禁止与基金会开展任何合作。

第四章 关联交易、监督与责任

第十一条 关联采购管理

理事、监事、工作人员及近亲属控股、任职的供应商，采购前须书面申报关联关系，大额关联采购提交理事会审议，关联人员全程回避评审表决，采购价格不得高于同期市场公允价。

第十二条 内部监督

监事有权抽查全部采购台账、比价材料、合同、付款凭证；财务部对采购预算、发票、付款环节常态化审核；年度审计将采购管理作为重点核查内容。

第十三条 违规追责

存在拆分金额规避比价、隐瞒关联关系、与供应商串通牟利、验收造假、铺张浪费等行为，视情节给予内部处分；造成基金会财产损失的，相关责任人予以全额追偿，涉嫌违法移送司法机关。

第五章 附则

第十四条 细则制定

秘书处可依据本制度制定采购实施细则，报理事会备案后执行。

第十五条 冲突处理

本制度未尽事宜或条款与国家法律法规、基金会章程不一致的，以法律法规、章程为准。

第十六条 解释与修订

本制度由基金会理事会负责解释、修订，制度修订须经理事会三分之二以上参会理事表决通过。

第十七条 生效日期

本制度于2023年12月23日，经北京荷清公益基金会第一届理事会第二次会议审议通过，自发布之日起施行。